Cette offre s'adresse aux syndicats de copropriété, quelque soit le mode de gestion : professionnel ou non professionnel.
1 - Maîtriser les comptes.
La maîtrise des comptes de votre copropriété repose sur : - le contrôle des engagements, c'est à dire des contrats, des devis, des conditions d'intervention des fournisseurs, - le contrôle des consommations, - le contrôle de la comptabilité assurée par le syndic, - l'élaboration du budget.
Le conseil ne dispose pas toujours des méthodes de travail
et des outils qui facilitent sa tâche et en particulier pour la plus
importante : le contrôle de la comptabilité (sachant qu’en 2007,
le nouveau plan comptable fait son apparition ...).
Comment le service icopro.net vous aidera à maîtriser les comptes Votre site icopro.net comporte une
base de donnée conçue spécifiquement pour assurer le suivi et faciliter
l’analyse des charges et du budget depuis votre domicile. Vous n'avez
plus à sacrifier des heures ouvrables pour contrôler les comptes dans
les bureaux du syndic ni à mettre sur pied un système de suivi : icopro.net le fait pour vous !
Cette base de données est enrichie par vos soins à
partir des relevés, devis, contrats, factures transmis par
votre syndic (tous les 2 ou 3 mois).
En disposant sur votre site d’une information
comptable régulièrement mise à jour et explicite (beaucoup plus que les états produits par le syndic...) , vous pourrez
réagir et anticiper.
Les dérives de dépenses sont largement évitées et la validation des
comptes annuels s’effectue « au fil de l’eau », de façon collective et publique.
Si vous êtes plusieurs personnes à travailler sur les comptes, vous pouvez vous répartir les tâches et rester 'en phase' en utilisant la messagerie interne.
Constater des erreurs, c'est bien, les faire corriger, c'est mieux : le syndic accède au site, prend note de vos remarques (demandes de photocopies, questions, erreurs signalées) et y répond sur le forum réservé à cet usage. Pour faciliter son propre suivi, il peut obtenir du site un mail récapitulatif des observations... et de ses réponses. La traçabilité et la précision sont un des gros avantages de ce système.
Ainsi, chacun a une vue régulièrement actualisée des charges,
de leur imputation et de leur évolution.
Nota : icopro.net intègre dores et déja le nouveau plan comptable.
2 - Maîtriser les travaux Immeubles neufs et récents. La forte pression sur la construction des immeubles neufs, le manque
de personnel qualifié, la sous-traitance mal maîtrisée par les
entreprises font que les malfaçons et parfois les sinistres rendent
la vie des nouveaux occupants bien difficile et pendant de nombreux
mois…avec un profond sentiment d’impuissance et d’isolement.
Immeubles anciens. Au bout de 10 à 20 ans, vous devrez vraisemblablement engager des travaux importants et cela vient d'autant plus vite que la qualité de la conception ou de la réalisation est sujette à caution... Est-ce que votre information est au niveau de ce que vous allez devoir payer ? Le conseil syndical dispose-t'il d'un guide de programmation des travaux ?
Comment le service icopro.net vous aidera à maîtriser les travaux Un module de suivi des
travaux intégrant galerie photos, documents téléchargeables, forum vous
aide à gérer de façon rigoureuse les travaux.
En publiant en ligne les cahiers de charges,
consultations, résultats des offres, toute la copropriété peut utiliser
ses compétences, parfois diffuses et mal connues, pour atteindre le
fameux « meilleur rapport Qualité/prix ».
Les étapes étant pré-définies par le système, la lisibilité et la cohérence du déroulement des travaux sont facilitées :
Les documents scannérisés ou numériques sont téléchargeables pour apporter les informations originales utiles.
Le forum spécifique permet à chacun de s'exprimer 'en temps et en heure'.
Les décisions en conseil syndical et en assemblée générale sont mieux préparées et mieux suivies.
L'outil comporte 3 modes de suivi :
levée des réserves dans le cas des immeubles neufs,
projets d'amélioration ou d'entretien,
problèmes techniques touchant les bâtiments ou les équipements (incluant le parfait achèvement et les dommages imputables au constructeur).
Le rapprochement avec le suivi comptable vous permet de réagir par rapport à des travaux consécutifs :
à des matériels inadaptées à leur usage,
à une réalisation non satisfaisante,
à des carences de maintenance,
à des travaux non validés.
3 - Maîtriser les prestations
Suivant l'ancienneté de l'immeuble et, en conséquence, du poids des gros travaux, les contrats de prestations représentent généralement plus de 90% du budget.
Votre syndic se doit de remettre en cause les contrats, généralement tous les 3 ans...
Comment le service icopro.net vous aidera à maîtriser les prestations Comme pour les travaux, le suivi des contrats va être amélioré par une démarche méthodique : cahier des charges - mise au point,
- surveillance du respect, suivi qualitatif - résultats obtenus, - suggestions d'évolution & prestations exceptionnelles, suivi financier
icopro.net fournira dans une prochaine version de nouveaux outils d'aide sur ces sujets.
En projet également : un observatoire analytique des charges est prévu au sein de la communauté des clients icopro.net. Dès maintenant, le forum réservé aux membres permet d'amorcer le mouvement.
Le temps « libre » est une denrée précieuse et la bonne volonté des membres du conseil syndical s’épuise souvent devant les difficultés et la résistance ou la passivité des entreprises et parfois, hélas, des 'autres membres du conseil'.
Les lois et décrets alourdissent toujours plus le fardeau des conseils
syndicaux qui sont souvent pris de court par les manœuvres et arguments
des entreprises…
Comment le service icopro.net aidera votre conseil syndical
Equipez votre conseil syndical, équipez-vous d'un site icopro.net et vivez mieux votre copropriété.
La loi permet d'exiger du syndic copie de toutes pièces concernant la gestion de la copropriété. Avec icopro.net, l'archivage local des documents de la copropriété trouve sur le site son exploitation la plus efficace.
L'information en ligne devient en effet la mémoire "traitée" par le conseil syndical.
Les syndics progressistes commencent à utiliser internet dans leurs relations avec les copropriétés.
icopro.net recherche avec l'un des acteurs leader du marché de nouveaux moyens collaboratifs en vue de maîtriser les charges d'administration d'ensemble (syndic + icopro.net).
En particulier,
avec votre site icopro.net la communication entre conseil syndical et
syndic n'est plus l'appanage du président du conseil syndical. Pour un président de
conseil syndical ouvert et responsable, icopro.net apporte
une prise en charge de la communication formelle ce qui lui permet de
se consacrer à l'essentiel : l'intérêt de la copropriété.
Votre site icopro.net permet au conseil syndical, dans des espaces
réservés, de préparer et rendre compte de ses réunions. Les compte-rendus
sont mis en ligne et accessibles à tous.
Internet est par ailleurs une source incontournable
d’informations précieuses (index de revalorisation, textes de lois...).
Un lien vers des pages intéressantes est
très facile à incorporer sur votre site et icopro.net
apportera progressivement ses propres contributions.
Le succès de votre site icopro.net dépendra
largement du partage, au sein du conseil syndical et, plus largement,
au sein de votre copropriété, des valeurs suivantes :
Liberté
d’expression, partage des responsabilités, esprit constructif,
transparence.
Avec votre site icopro.net, finie la plainte « on est au courant de rien !… ».
Vous accédez et contribuez à l’information quand bon vous semble !
5 - Démo site d'information
Ce site de démo a été bati à partir d'un site réel dont les noms propres ont été "anonymisés".
