"icopro.net : l'information de ma copropriété sur internet" met à votre disposition puis assure l’hébergement d’un site web privé c’est-à-dire accessible aux copropriétaires de votre résidence mais également aux locataires et aux entreprises ou prestataires (et notamment le syndic).
Vous avez décidé de gérer par vous-même votre copropriété : C'est en effet tout à fait intéressant et économique si vous vous donnez les moyens d'assurer cette responsabilité !
Le législateur a répondu à l'attente des copropriétaires en imposant aux syndics une gestion comptable normalisée impérative pour les exercices comptables à partir du 1er Janvier 2007.
Cette évolution majeure met, et c'est un effet inattendu, les copropriétés auto-gérées dans une situation délicate face à la complexité qui s'impose à eux, tous syndics non professionnels qu'ils soient.
icopro.net vous propose donc d'être votre assistant comptable et administratif et de vous décharger de la difficulté des nouvelles règle comptables. Vous devez simplement disposer d'une connexion internet, d'un micro-ordinteur et d'une imprimante multi-fonction avec scanner et votre nouvelle habitude sera simplement de savoir scanner vos documents !
Avec une solution 100% web, icopro.net vous fera bénéficier des économies induites par "l'économie numérique" et s'engage à vous proposer cette prestation au meilleur prix du marché.
Le tarif de lancement 2008 est de 60 euros par exercice comptable et par lot principal (avec un minimum de facturation correspondant à 10 lots principaux).
La prestation peut démarrer à tout moment d'un exercice comptable et commencera rétroactivement depuis son début et quelque soit l'état de votre comptabilité (sous réserve que les éléments nécessaires à la prestation soient communiqués).
Le site web de copropriété icopro.net est construit sur une base de « site de communauté ».
Il dispose donc de fonctions natives de
communication : annuaire, messages internes, forums, galeries photos, nouvelles, sondages et même un « chat ».
Documents scannés et photos peuvent être mis en ligne et deviennent téléchargeables. En sélectionnant les publications essentielles, il est facile de préparer des lettres
d’information distribuées ou affichées pour les personnes qui ne disposent pas encore d’un accès à Internet…
La copropriété est un patrimoine collectif qui nécessite de la part
des copropriétaires de partager des informations, évaluer les
propositions et, finalement, choisir des contrats,
engager des travaux, valider les comptes et définir un budget.
Pour
cela, icopro.net met à votre disposition un système d'information
spécifiquement conçu pour aider les conseils syndicaux, leurs
présidents et plus généralement tous les copropriétaires désireux de
participer à la protection de leur investissement immobilier.
Son objectif est de faciliter et rendre efficace leur action quelque soit
la variété des situations des copropriétés et compte-tenu de l'évolution des
lois et règlements publics.
Le système d'information que vous propose icopro.net a été conçu par des conseillers syndicaux pour leurs propres besoins : n'est-ce pas le meilleur garant de sa pertinence ?
Les copropriétés de bonne taille (50 lots et plus) peuvent être équipées d'un site icopro.net présentant à la fois les composants de site d'information et la base d'échanges de documents d'assistance comptable.
Le tarif mensuel de cette offre est de 6 euros par lot principal ( 5 euros pour l'assistance comptable et 1 euro pour le site d'information).
Courant 2008, nous avons mis au point avec des adhérents de la Région Rhône-Alpes un projet d'Union de Service des Copropriétés du Rhône ( USCR ).
icopro.net souhaite se positionner comme un contributeur majeur vis à vis des associations et unions de services assistant les syndics non professionnels.
8 raisons pour choisir l'assistance comptable et administrative icopro.net
Le non gaspillage du papier et de l'énergie par le développement des services en ligne, le gain de temps.
C'est l'un des reproches les plus communs vis à vis des gestionnaires : la non transparence.
icopro.net affiche sur votre site sécurisé les données de gestion tout au long de l'exercice comptable.
Les contrôleurs de gestion ont très naturellement accès aux documents.
Dans ces conditions, questions et correctifs sont traités bien avant l'AG.
Un outil de gestion professionnel à votre service
En s'équipant d'une suite logicielle équipant plus de 400 syndics en France et agréée par la FNAIM, icopro.net vous propose une assistance comptable de qualité professionnelle.
La rapidité et la simplicité
Votre temps est précieux et les aléas sont toujours possibles. Quand un fichier est chargé sur le site, le correspondant (vous ou icopro) est informé par mail.
En cas de problème de lisibilité, l'émetteur du document peut ré-émettre son document sans délai.
Une contribution à la sécurité de votre comptabilité
Le serveur icopro.net est une machine sécurisée installée dans un "data center" de premier plan.
Que votre PC ait un problème ou pire, que votre bureau connaisse un sinistre, l'image de vos documents sera sauvegardée hors de votre bureau. Ce sera une aide précieuse pour obtenir des duplicatas.
La pérennité de vos économies sur la gestion
Il est de notoriété que la gestion non professionnelle souffre de l'isolement, voire de l'unicité des copropriétaires qui acceptent de prendre en charge la gestion.
La problématique de renouvellement des générations se pose avec d'autant plus d'acuité que le contexte de la gestion des copropriétés devient sans cesse plus complexe.
Les associations à but non lucratif ont un rôle essentiel à jouer ( assistance juridique & assurance ).
Nous pensons aussi que des acteurs tel qu'icopro.net peuvent contribuer par leurs services à la pérennisation de la gestion non professionnelle.
La réponse à vos questions et une synthèse commentée
La nouvelle comptabilité soulève de nombreuses questions de la part des syndics non professionnels.
icopro.net, c'est aussi la garantie de réponses sur les points les moins évidents des textes de 2005 pour votre comptabilité.
Nous contribuons en particulier à mettre votre comptabilité "sur de bons rails".
Une note de synthèse et de commentaires annuelle fait partie de notre prestation.
Une tarification économique
Notre approche est de faire profiter à nos clients des économies induites par la productivité de nos équipements et notre savoir-faire.
Pour cela, nous encourageons nos clients à faire connaître nos services à leur entourage.
Observez par exemple que notre prestation intègre sans surcoût la fourniture de l'état daté en cas de mutation.
Tableau récapitulatif des fichiers - émetteur - fréquence d'échange ( non contractuel, susceptible d'évolution)
émetteur /
fréquence
icopro
( Recevoir )
syndic
( Emettre )
initialisation
- états confirmant les éléments fournis
- l'état descriptif de division : lots et tantièmes
- la liste des copropriétaires possédant les lots, avec adresses, ayant-droits, gestionnaire et régime matrimonial
- carnet d'entretien indiquant les contrats en cours
annuel
Avant AG :
- états comptables (annexes 1 à 5) avec état des dettes et créances copropriétaires, après répartition pour approbation en AG
- feuillet de répartition destiné à chaque copropriétaire,
- balance, - états de suivis arrêtés au dernier jour de l'exercice, - note de synthèse annuelle, - feuille d'émargementpour remise de la convocation aux résidents, - feuille de présence avec tantièmes, - ordre du jour, - courriers de convocation personnalisés avec pouvoir,
Après AG :
- Procès verbal et courriers d'accompagnement personnalisés ( option )
Avant AG :
- projet de points à l'ordre du jour
Après AG :
- résultat des votes
trimestriel
(en général)
A l'échéance :
- Les appels de fonds destinés aux copropriétaires.
Suivant seuil et délai de tolérance :
- les 2 premières relances pour impayés, ( le compte copropriétaire est débité de la pénalité décidée en AG )
Après réception des règlements des appels de fonds :
-remises de chèques en banque
mensuel
Après réception du relevé bancaire :
- rapprochement bancaire
Début de mois -> états de suivis actualisés :
1- grand livre ,
2- journaux,
3- suivi du réalisé des budgets
Dès que possible :
- le relevé bancaire ( éventuellement annoté des n° de factures et destinataires ou complété d'un bordereau des chèques émis )
Fin de mois :
- factures, avoirs, demandes d'acompte reçus dans le mois (annotations = clé de répartition et n° de chèque émis )
- fiches de paie employés et déclarations charges sociales et n° de chèques utilisés
Recevoir : ce sont les résultats du traitement assuré par icopro et mis à votre disposition,
Emettre : ce sont les fichiers que vous chargez sur le site.
Les catégories sont agencées suivant la fréquence habituelle de fourniture des fichiers
mensuel,
trimestriel,
annuel,
variable.
2 - Une zone centrale listant les fichiers correspondant avec possibilité de trier cette liste.
Le nombre accolé au nom d'une catégorie est le nombre de fichiers présents sur le site.
Suivant votre appartenance aux différents groupes d'utilisateurs, vous pouvez ou non accéder à ces fichiers.
En partie haute : pour recevoir le fichier de votre choix.
Chaque ligne de la liste de fichiers comprend les informations et icônes suivants :
information au survol ou panneau d'information détaillée en cliquant,
recevez ce fichier en cliquant,
vous informe du type de fichier, ici un pdf,
Le nom du fichier,
La taille du fichier en Ko,
La catégorie du fichier,
La date de chargement du fichier sur le site,
L'identifiant de l'utilisateur qui a émis ce fichier (Origine),
Le Nb de Réceptions du fichier ou pour les fichiers qui n'ont pas été encore reçus, pour signaler à icopro.net que le lien ne fonctionne pas...
En partie basse :
Pour émettre un fichier de votre PC vers le site, un bouton "Parcourir..."
Une zone de description ou commentaire que vous souhaitez associer au fichier
Et enfin vous cliquez sur "Ajouter ce fichier".
Vous avez également un accès à l'annuaire des utilisateurs du site incluant une messagerie.
Enfin, dans la barre en haut d'écran, en cliquant sur votre nom, vous pouvez modifier vos données personnelles.
Si vous recevez un message les chiffres à côté de votre identifiant s'incrémentent. En cliquant sur le chiffre vous accédez à vos messages.
Il s'agit d'une toute petite copropriété avec 4 copropriétaires :
- Madame MARTHES, élue syndic bénévole,
- Monsieur DAUR, Madame CHATEAU et Madame TERTRE.
Bien que très petite, il s'y passe pas mal de choses : cas d'école oblige !
Pour accéder au nouveau site de démo, vous pouvez utiliser : - pour avoir l'expérience du syndic : identifiant MARTHES et mot de passe MARTHES - pour avoir l'expérience du contrôleur des comptes : identifiant DAUR et mot de passe DAUR
La mise en place du service et du site est gratuite,
Le coût du service est intégré dans le budget au titre de "rémunération de tiers intervenants" ( compte 623 à la masse générale).
Le tarif est proportionnel au nombre de lots principaux avec un minimum correspondant à 10 lots,
Le service couvre un exercice comptable entier quelque soit la date de démarrage effectif de la prestation.
Il intègre bien-entendu la fourniture des documents nécessaires à l'AG qui approuve les comptes (que le contrat soit reconduit ou non).
Il est tacitement reconduit sauf résiliation 2 mois avant la date de fin de l'exercice.
Cette offre s'adresse aux syndicats de copropriété, quelque soit le mode de gestion : professionnel ou non professionnel.
1 - Maîtriser les comptes.
La maîtrise des comptes de votre copropriété repose sur : - le contrôle des engagements, c'est à dire des contrats, des devis, des conditions d'intervention des fournisseurs, - le contrôle des consommations, - le contrôle de la comptabilité assurée par le syndic, - l'élaboration du budget.
Le conseil ne dispose pas toujours des méthodes de travail
et des outils qui facilitent sa tâche et en particulier pour la plus
importante : le contrôle de la comptabilité (sachant qu’en 2007,
le nouveau plan comptable fait son apparition ...).
Comment le service icopro.net vous aidera à maîtriser les comptes Votre site icopro.net comporte une
base de donnée conçue spécifiquement pour assurer le suivi et faciliter
l’analyse des charges et du budget depuis votre domicile. Vous n'avez
plus à sacrifier des heures ouvrables pour contrôler les comptes dans
les bureaux du syndic ni à mettre sur pied un système de suivi : icopro.net le fait pour vous !
Cette base de données est enrichie par vos soins à
partir des relevés, devis, contrats, factures transmis par
votre syndic (tous les 2 ou 3 mois).
En disposant sur votre site d’une information
comptable régulièrement mise à jour et explicite (beaucoup plus que les états produits par le syndic...) , vous pourrez
réagir et anticiper.
Les dérives de dépenses sont largement évitées et la validation des
comptes annuels s’effectue « au fil de l’eau », de façon collective et publique.
Si vous êtes plusieurs personnes à travailler sur les comptes, vous pouvez vous répartir les tâches et rester 'en phase' en utilisant la messagerie interne.
Constater des erreurs, c'est bien, les faire corriger, c'est mieux : le syndic accède au site, prend note de vos remarques (demandes de photocopies, questions, erreurs signalées) et y répond sur le forum réservé à cet usage. Pour faciliter son propre suivi, il peut obtenir du site un mail récapitulatif des observations... et de ses réponses. La traçabilité et la précision sont un des gros avantages de ce système.
Ainsi, chacun a une vue régulièrement actualisée des charges,
de leur imputation et de leur évolution.
Nota : icopro.net intègre dores et déja le nouveau plan comptable.
2 - Maîtriser les travaux Immeubles neufs et récents. La forte pression sur la construction des immeubles neufs, le manque
de personnel qualifié, la sous-traitance mal maîtrisée par les
entreprises font que les malfaçons et parfois les sinistres rendent
la vie des nouveaux occupants bien difficile et pendant de nombreux
mois…avec un profond sentiment d’impuissance et d’isolement.
Immeubles anciens. Au bout de 10 à 20 ans, vous devrez vraisemblablement engager des travaux importants et cela vient d'autant plus vite que la qualité de la conception ou de la réalisation est sujette à caution... Est-ce que votre information est au niveau de ce que vous allez devoir payer ? Le conseil syndical dispose-t'il d'un guide de programmation des travaux ?
Comment le service icopro.net vous aidera à maîtriser les travaux Un module de suivi des
travaux intégrant galerie photos, documents téléchargeables, forum vous
aide à gérer de façon rigoureuse les travaux.
En publiant en ligne les cahiers de charges,
consultations, résultats des offres, toute la copropriété peut utiliser
ses compétences, parfois diffuses et mal connues, pour atteindre le
fameux « meilleur rapport Qualité/prix ».
Les étapes étant pré-définies par le système, la lisibilité et la cohérence du déroulement des travaux sont facilitées :
Les documents scannérisés ou numériques sont téléchargeables pour apporter les informations originales utiles.
Le forum spécifique permet à chacun de s'exprimer 'en temps et en heure'.
Les décisions en conseil syndical et en assemblée générale sont mieux préparées et mieux suivies.
L'outil comporte 3 modes de suivi :
levée des réserves dans le cas des immeubles neufs,
projets d'amélioration ou d'entretien,
problèmes techniques touchant les bâtiments ou les équipements (incluant le parfait achèvement et les dommages imputables au constructeur).
Le rapprochement avec le suivi comptable vous permet de réagir par rapport à des travaux consécutifs :
à des matériels inadaptées à leur usage,
à une réalisation non satisfaisante,
à des carences de maintenance,
à des travaux non validés.
3 - Maîtriser les prestations
Suivant l'ancienneté de l'immeuble et, en conséquence, du poids des gros travaux, les contrats de prestations représentent généralement plus de 90% du budget.
Votre syndic se doit de remettre en cause les contrats, généralement tous les 3 ans...
Comment le service icopro.net vous aidera à maîtriser les prestations Comme pour les travaux, le suivi des contrats va être amélioré par une démarche méthodique : cahier des charges - mise au point,
- surveillance du respect, suivi qualitatif - résultats obtenus, - suggestions d'évolution & prestations exceptionnelles, suivi financier
icopro.net fournira dans une prochaine version de nouveaux outils d'aide sur ces sujets.
En projet également : un observatoire analytique des charges est prévu au sein de la communauté des clients icopro.net. Dès maintenant, le forum réservé aux membres permet d'amorcer le mouvement.
Le temps « libre » est une denrée précieuse et la bonne volonté des membres du conseil syndical s’épuise souvent devant les difficultés et la résistance ou la passivité des entreprises et parfois, hélas, des 'autres membres du conseil'.
Les lois et décrets alourdissent toujours plus le fardeau des conseils
syndicaux qui sont souvent pris de court par les manœuvres et arguments
des entreprises…
Comment le service icopro.net aidera votre conseil syndical
Equipez votre conseil syndical, équipez-vous d'un site icopro.net et vivez mieux votre copropriété.
La loi permet d'exiger du syndic copie de toutes pièces concernant la gestion de la copropriété. Avec icopro.net, l'archivage local des documents de la copropriété trouve sur le site son exploitation la plus efficace.
L'information en ligne devient en effet la mémoire "traitée" par le conseil syndical.
Les syndics progressistes commencent à utiliser internet dans leurs relations avec les copropriétés.
icopro.net recherche avec l'un des acteurs leader du marché de nouveaux moyens collaboratifs en vue de maîtriser les charges d'administration d'ensemble (syndic + icopro.net).
En particulier,
avec votre site icopro.net la communication entre conseil syndical et
syndic n'est plus l'appanage du président du conseil syndical. Pour un président de
conseil syndical ouvert et responsable, icopro.net apporte
une prise en charge de la communication formelle ce qui lui permet de
se consacrer à l'essentiel : l'intérêt de la copropriété.
Votre site icopro.net permet au conseil syndical, dans des espaces
réservés, de préparer et rendre compte de ses réunions. Les compte-rendus
sont mis en ligne et accessibles à tous.
Internet est par ailleurs une source incontournable
d’informations précieuses (index de revalorisation, textes de lois...).
Un lien vers des pages intéressantes est
très facile à incorporer sur votre site et icopro.net
apportera progressivement ses propres contributions.
Le succès de votre site icopro.net dépendra
largement du partage, au sein du conseil syndical et, plus largement,
au sein de votre copropriété, des valeurs suivantes :
Liberté
d’expression, partage des responsabilités, esprit constructif,
transparence.
Avec votre site icopro.net, finie la plainte « on est au courant de rien !… ».
Vous accédez et contribuez à l’information quand bon vous semble !
5 - Démo site d'information
Ce site de démo a été bati à partir d'un site réel dont les noms propres ont été "anonymisés".
Cette offre d'assistance s'adresse aux cabinets de syndics professionnels pour des besoins à court terme comme à long terme.
1) Missions d'assistance temporaire de type "assistant de copropriété"
( à priori sur Lyon uniquement )
Vous devez faire face à une indisponibilité de 3 à 6 mois d'un(e) assistant(e) de copropriété ?
Je peux m'adapter rapidement et vous aider efficacement dans cette circonstance.
Aisance informatique, autonomie, maturité, qualité de la communication verbale et écrite sont les qualités que je mets à votre service.
Références : ICH vente et gestion d'immeuble, assistance auprès de syndics.
2) Missions de consultant en organisation
Les structures de petites et moyennes tailles pourront développer leur place sur le marché si elles savent conserver la qualité relationnelle mais aussi mieux organiser leur capacité de suivi des dossiers et de réponse aux sollicitations.
Références : Assistance à la compétitivité des PME avec CEFORALP et expérience de 10 ans dans le domaine de la relation client.
Le développement du modèle de sites icopro.net s'appuie sur une base open-source assez remarquable : NPDS.
Je remercie ici la communauté des développeurs et infographistes NPDS sans qui icopro.net n'aurait pu exister en l'état et je sais pouvoir compter sur leurs compétences pour le développement technique d'icopro.net.
Je remercie également mon client pilote Le Jardin des Fleurs
et en particulier le président du consei syndical et les membres du conseil
syndical pour leur accompagnement et leurs suggestions multiples.
icopro.net est la marque déposée d'une entreprise fondée à Villeurbanne en 2006
par Hervé GOUANVIC, ingénieur INSA, après une collaboration de 20 ans
au sein d’un grand groupe informatique (Atos Origin) et une
spécialisation dans les centres de contact clientèle.
Hervé
GOUANVIC est un conseiller syndical expérimenté et gestionnaire privé d’un patrimoine locatif familial.
Nos coordonnées :
187E rue Francis de Pressensé 69100 VILLEURBANNE
Les sites de copropriété icopro.net sont dénués de toute présence publicitaire. Ceci est un choix fondamental visant à assurer un confort d'utilisation optimal.
Au contraire, le site icopro.net pourra héberger des liens ou bandeaux pubilicitaires. Les conditions d'inclusion seront publiées ultérieurement.
icopro.net souhaite participer au développement du service aux copropriétés.
Pour les copropriétaires, en vous dotant d'un site web de copropriété icopro.net ou en devenant membre directement sur ce site, vous aurez progressivement les possibilités suivantes : - participation au contenu : nouvelles, forums, documents téléchargeables, photos, observatoire des copropriétés, - annuaire, messagerie privée interne, chat, - accès au site de démontration (nécessite provisoirement une identification particulière).
Pour les entreprises spécialisées dans le domaine des travaux ou prestations aux copropriétés, vous aurez la possibilité de faire connaître vos offres nouvelles.
Des groupes
d’utilisateurs sont prédéfinis : président du conseil syndical, conseil
syndical, copropriétaires, locataires,
promoteur-constructeur, syndic, etc….
L’affichage des informations
et les possibilités de gestion sont dépendants de l’appartenance de
l’utilisateur aux différents groupes.
Les administrateurs disposent
d’outils de gestion des groupes, authentification des utilisateurs,
validation des nouvelles, gestion des forums, des téléchargements, des
galeries photos.
Une utilisatrice, C.D., s’exprime : « un très bel outil dont j'ai le plaisir d'être l'une des utilisatrices »
Un président de conseil syndical, L.D., s’exprime : "Que ce soit par rapport au conseil syndical de 10 personnes ou vis à vis des copropriétaires, icopro.net nous apporte à la fois une mémoire permanente et un système de communication très efficace.J'ai plaisir à voir que ce système d'information évolue régulièrement pour me faire faire gagner du temps : je n'ai plus à 'courir après tout le monde'. Le nouveau module conseil syndical me paraît tout à fait répondre à ce besoin. De la même façon, permettre au syndic de nous informer directement sur le site, et en premier lieu sur les comptes me paraît également une innovation très intéressante.
Un syndic, L.T., s’exprime : « regardez notre informatique, comme elle est désuète… ça serait vraiment mieux d’avoir un système basé sur le web comme icopro.net».
information au survol ou panneau d'information détaillée en cliquant,
recevez ce fichier en cliquant,
vous informe du type de fichier, ici un pdf,
pour les fichiers qui n'ont pas été encore reçus,
pour signaler à icopro.net que le lien 